Wielokrotne wpisywanie danych - case study

in

Badane procesy:

  • Wystawianie dokumentu Zlecenie transportu / spedycji.

  • Przygotowanie informacji koniecznych do planowania kierowców (lista kierowców, ostatnie trasy, czas pracy, lokalizacja, godzina gotowości do pracy itp.).

  • Wystawienie klientom potwierdzenia realizacji zleceń z danymi kierowców.

  • Uzupełnianie ewidencji zleceń.

  • Rozliczanie kierowców / przewoźników.

  • Wystawianie faktur.

Przykładowy proces przy braku efektywnego zarządzania danymi:

  1. Dyspozytor po uzyskaniu zleceń od klienta stara się obsadzać kursy kierowcami własnymi oraz sprzedawać zlecenia na rynku. Aby sprzedać zlecenie musi wypisać Zlecenie transportu / spedycji, aby zaplanować skutecznie kierowców musi przygotować ich wykaz wraz z koniecznymi informacjami.

  2. Gdy zlecenia są już obsadzone kierowcami, dyspozytor wypełnia dokumenty potwierdzające realizację zleceń i przesyła je klientowi.

  3. W wolnej chwili uzupełniany jest rejestr zleceń (w formie papierowej bądź elektronicznej).

  4. W momencie rozliczania kierowcy, ponownie dyspozytor wypisuje zlecenia tworząc wykaz realizowanych kursów.

  5. Księgowość rozliczając klienta i wypisując fakturę ponownie wypisuje wszystkie fakturowane kursy.

Ryzyko istotnych różnic na skutek błędów w różnych dokumentach, czy brak komunikacji między pracownikami odpowiedzialnymi za różne procesy.

Przykładowy proces przy wdrożonym systemie:

  1. Dyspozytor rejestruje zlecenie w systemie do ewidencjonowania.

  2. Dyspozytor generuje szybko i automatycznie dowolny dokument lub raport narzędziowy, bazujący na uprzednio wpisanych informacjach.

  3. Księgowość weryfikuje fracht i wystawia fakturę lub rozpiskę pod fakturę z systemu i weryfikuje ją z danymi od klienta. Kolejny raz dane są sprawdzane, a każde zarejestrowane i nierozliczone zlecenie jest wyróżnione.

Wielokrotna weryfikacja raz wpisanych danych na różnych procesach i przez różnych pracowników (kto inny może wystawiać zlecenie transportowe, a kto inny rozliczać kierowców), konieczność solidnego prowadzenia systemu, aby narzędzia pomocne przy planowaniu kierowców, czy rozliczaniu usług były wiarygodne – presja ze strony innych pracowników zyskujących dzięki poprawności danych.

--> powrót